AC(4)2012(1) Papur 6

Dyddiad:     2 Chwefror 2012
Amser:        10:30-12:30
Lleoliad:      Swyddfa’r Llywydd
Enw’r awdur a rhif cyswllt: Claire Clancy, est 8233

Adroddiad y Bwrdd Rheoli i’r Comisiwn
Chwefror 2012

Amlinelliad

1.0 Nod strategol – darparu cymorth seneddol rhagorol 2

2.0 Nod strategol – ymgysylltu â phobl Cymru. 5

3.0 Nod strategol – hyrwyddo Cymru. 6

4.0 Nod strategol – defnyddio adnoddau’n ddoeth. 7

5.0 Adroddiad ariannol 12

6.0 Gwybodaeth arall 13

Rhestr atodiadau

· Atodiad A: Rhyddid gwybodaeth

· Atodiad B: Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio (17 Tachwedd 2011)

Nodau strategol Comisiwn y Cynulliad

1.0 Nod strategol – darparu cymorth seneddol rhagorol

1.1 Diweddariad ar fusnes y Cynulliad

1.2 Pwyllgorau

a. Mae pwyllgorau yn dechrau tynnu at ddiwedd darnau o waith a ddechreuwyd ganddynt yn yr haf. Maent wedi cwblhau cymryd tystiolaeth a naill ai wedi adrodd, neu wrthi’n cynhyrchu’u hallbynnau, ar:

· aflonyddu’n gysylltiedig ag anabledd yng Nghymru;

· adfywio canol trefi;

· iechyd y geg plant yng Nghymru;

· diogelwch cymunedol yng Nghymru;

· lleihau risg strôc;

· diwygiadau arfaethedig i’r Polisi Pysgodfeydd Cyffredin; a

· diwygiadau arfaethedig i’r Polisi Amaethyddol Cyffredin.

b. Yn ogystal, maent wedi dechrau gwaith newydd ar:

· ofal preswyl ar gyfer pobl hŷn;

· cynigion deddfwriaethol drafft ynghylch Cronfeydd Strwythurol yr UE ar gyfer 2014-2020;

· gweithredu Mesur Dysgu a Sgiliau (Cymru) 2009;

· darparu tai fforddiadwy;

· effeithiolrwydd Ariannu Strwythurol Ewropeaidd yng Nghymru;

· mabwysiadu; a

· goblygiadau cyfleusterau toiledau cyhoeddus annigonol ar iechyd y cyhoedd.

c. Mae Pwyllgorau hefyd yn cynllunio ac yn cynnal ymweliadau er mwyn llywio’u gwaith, ac yn archwilio’r defnydd o arbenigedd allanol lle’r ymddengys bod hynny’n cynnig buddion.

ch. Mae aelodau a staff yn parhau i addasu’r arddulliau a’r arferion gweithio hyblyg sydd eu hangen i gefnogi lefel gweithgarwch y pwyllgorau. Mae rhai pwyllgorau eisoes wedi dechrau gwerthuso’u dull o weithredu fel pwyllgor, ac i geisio sicrhau addasiadau yn y cymorth a dderbyniant lle teimlant y gellir gwneud gwelliannau.

1.3 Biliau’r Cynulliad

a. Disgwylir i chwe Bil gael eu cyflwyno yn ystod Blwyddyn y Cynulliad 2011-12. Cyflwynwyd y Bil cyntaf, sef Bil Is-ddeddfau Llywodraeth Leol (Cymru), gan Lywodraeth Cymru ar 28 Tachwedd. Anfonwyd y Bil i’r Pwyllgor Cymunedau, Cydraddoldeb a Llywodraeth Leol gyda therfyn amser o 30 Mawrth 2012 ar gyfer Cam 1.

b. Disgwylir hefyd i Gomisiwn y Cynulliad gyflwyno Bil Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Ieithoedd Swyddogol) ar ddechrau 2012.

1.4 Diweddariad ar y Biliau Drafft

a. Mae ymgynghoriad Bil Sgorio Hylendid Bwyd (Cymru) yn cau ar 7 Mawrth 2012. Mae’r Pwyllgor Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol wedi cytuno i dderbyn gwybodaeth gan swyddogion Llywodraeth Cymru er mwyn cyfrannu at eu dealltwriaeth o’r Bil.

1.5 Balot yr Aelodau

a. Ar 19 Hydref, cyhoeddodd y Llywydd fod Ken Skates AC wedi ennill balot yr Aelodau i gyflwyno cynigion ar gyfer deddfwriaeth. Ers hynny mae Ken Skates wedi cael cytundeb y Cynulliad i gyflwyno Bil arfaethedig Aelod ynghylch Parhad o Ofal i Fywyd Oedolyn, yn unol â Rheol Sefydlog 26.91.

b. Ar 29 Tachwedd, cyhoeddodd y Llywydd fod Peter Black a Mohammad Asghar wedi ennill balot yr Aelodau i gyflwyno cynigion ar gyfer deddfwriaeth. Yn unol â Rheol Sefydlog 26.91, gall Peter Black a Mohammad Asghar ill dau ofyn am gytundeb y Cynulliad i gyflwyno Bil arfaethedig Aelod ynghylch Cartrefi mewn Parciau ac ar Fenter yn y drefn honno (amserlennwyd ar gyfer 1 ac 8 Chwefror).

1.6 Mesurau’r Cynulliad

a. Mae’r Pwyllgor Plant a Phobl Ifanc yn cynnal adolygiad o weithredu Mesur Dysgu a Sgiliau (Cymru) 2009.

b. Hwn yw’r Mesur Cynulliad cyntaf i’w adolygu a disgwylir y bydd adroddiad y Pwyllgor yn cael ei gyhoeddi yng Ngwanwyn 2012.

1.7 Y Pwyllgor Materion Cyfansoddiadol a Deddfwriaethol

a. Yn ystod tymor yr hydref 2011, bu’r Pwyllgor Materion Cyfansoddiadol a Deddfwriaethol yn ystyried 47 o Offerynnau Statudol. Cyhoeddodd adroddiadau penodol ar 20 ohonynt, gan gynnwys 15 ar rinweddau’r offerynnau dan sylw. Bu’r Pwyllgor hefyd yn ystyried 2 Femorandwm Cydsyniad Deddfwriaethol.

b. Ers mis Medi 2011, mae’r Pwyllgor wedi bod yn cynnal Ymchwiliad i’r materion sy’n ymwneud â rhoi pwerau i Weinidogion Cymru drwy Filiau San Steffan. Mae’r Pwyllgor wedi cwblhau’r Ymchwiliad erbyn hyn ac wedi cytuno ar amlinelliad o’i adroddiad a’i argymhellion, a bydd yn cyhoeddi ei adroddiad terfynol yn ystod y tymor cyfredol.

c. Mae’r Pwyllgor hefyd wedi dechrau Ymchwiliad i ba un a ddylai fod awdurdodaeth ar wahân i Gymru. Galwyd am dystiolaeth ysgrifenedig, a bydd y broses o gymryd tystiolaeth lafar yn dechrau yn gynnar yn y tymor newydd. Ymhlith tystion eraill, mae’r Pwyllgor yn gobeithio (gyda chymorth y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol) y bydd uwch aelodau’r farnwriaeth yn barod i roi tystiolaeth lafar i’r Ymchwiliad.

1.8 Y Bwrdd Taliadau

a. Rhwng mis Ionawr – Mawrth bydd y Bwrdd Taliadau yn ystyried gweithredu ei Benderfyniad ar Gyflog a Lwfansau Aelodau, yn seiliedig ar adborth a gafwyd gan Aelodau’r Cynulliad. Yn amodol ar drafodaethau’r Bwrdd, bydd Penderfyniad diwygiedig, yn cynnwys unrhyw ddiwygiadau, yn cael ei gyhoeddi ar gyfer 2012-13.

b. Mewn llythyr i’r holl Aelodau ym mis Rhagfyr 2011, dywedodd Cadeirydd y Bwrdd Taliadau y byddai’r Bwrdd yn ymgymryd ag adolygiad o drefniadau pensiwn Aelodau. Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal yn ystod 2012-13 a bydd unrhyw benderfyniadau yn cael eu cyhoeddi yn 2014. Adolygiad cyfranogol fydd hwn, a bydd y Bwrdd yn ymgynghori â’r holl randdeiliaid perthnasol trwy gydol y broses.

2.0 Nod strategol – ymgysylltu â phobl Cymru

2.1 Canolfan Llywodraethiant Cymru

a. Mae’r trefniadau i symud Canolfan Llywodraethiant Cymru (CLlC) i’r Lanfa yn unol â’r amserlen ar gyfer diwedd mis Mawrth fan hwyraf. Bydd cyfarfodydd rhwng staff CLlC, Diogelwch a’r Heddlu yn dechrau ar ddiwedd Ionawr/dechrau Chwefror i drafod cyfrifoldebau a dyletswyddau staff CLlC ar gyfer sicrhau diogelwch ystâd y Cynulliad.

b. Cyfarfu’r Dirprwy Lywydd, Adrian Crompton a Non Gwilym â’r Athro Richard Wyn Jones i drafod y rhaglen ddigwyddiadau y bydd y Ganolfan yn ei chyflwyno yn unol â nodau’r Comisiwn. Bydd rhaglen ddrafft ar gael yn fuan.

3.0 Nod strategol – hyrwyddo Cymru

3.1 Diweddariad ar weithgareddau rhyngwladol

a. Mae’r Llywydd a’r Dirprwy Lywydd wedi croesawu nifer o bwysigion rhyngwladol i ystâd y Cynulliad yn ddiweddar, gan gynnwys Ei Uchelder Brenhinol Tywysog Seeiso (Uwch Gomisiynydd i Lesotho), Ei Ardderchogrwydd Mr Ahmet Ünal Çeviköz (Llysgennad Twrci i’r Deyrnas Unedig), Ei Ardderchogrwydd Mr Michael Žantovský (Llysgennad Y Weriniaeth Tsiec i’r Deyrnas Unedig), a Mr Gordon Campbell (Uwch Gomisiynydd dros Ganada). Ymwelodd Ms Anne Hedensted Steffensen, Llysgennad Denmarc i’r DU, â’r Cynulliad ym mis Ionawr i nodi dechrau Llywyddiaeth Denmarc ar Gyngor yr Undeb Ewropeaidd.

3.2 British Council

a. Ar 7 Rhagfyr, cyfarfu’r Llywydd â Chadeirydd British Council y DU, Syr Vernon Ellis. Yn ystod y cyfarfod, fe wnaeth y ddau barti gytuno cyfres o egwyddorion a fydd yn sail i’r berthynas weithio yn y dyfodol rhwng y Cynulliad a’r British Council.

4.0 Nod strategol – defnyddio adnoddau’n ddoeth

4.1 Y Pwyllgor Archwilio

a. Mae cofnodion o gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 17 Tachwedd 2011 wedi’u hatodi yn Atodiad B, er gwybodaeth.

4.2 Her allanol

a. Bydd y Comisiynwyr yn cofio i ni ymgymryd â chyfres o adolygiadau o her allanol yn yr hydref, fel rhan o broses y gyllideb ar gyfer 2012-13. Arweiniwyd y rhain gan ymgynghorwyr annibynnol y Comisiwn a dau uwch gydweithiwr o gyrff seneddol eraill (Tŷ’r Arglwyddi a Thai’r Oireachtas). Nodwyd rhai ymagweddau cadarnhaol ganddynt, gan gynnwys nifer o feysydd lle gwelir gwasanaethau’r Cynulliad yn rhai enghreifftiol - fel y rhaglen dysgu a datblygu Aelodau; y contract cyflogaeth safonol ar gyfer staff cymorth Aelodau; a bod yr unig gorff seneddol i gyhoeddi fersiynau electronig yn unig o’r Cofnod.

b. Yn ogystal â chyfeirio at feysydd o gryfder gwirioneddol, aeth Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth â rhai pwyntiau clir i ffwrdd gyda nhw ar gyfer gwella perfformiad eu meysydd. Mae’r rhain eisoes yn dylanwadu ar eu cynlluniau a’u hymagwedd. Er enghraifft:

· bod yn drylwyr ynglŷn â chywirdeb ac ansawdd cyfathrebu ysgrifenedig;

· gwerthuso ein hymdrechion yn iawn fel ein bod yn glir ynghylch pa mor effeithiol a llwyddiannus yr ydym;

· gweithio’n agosach ag Aelodau’r Cynulliad i sicrhau ein bod yn diwallu’u hanghenion ac yn gwneud pethau y maent yn eu cefnogi;

· meddwl ymhellach na’r materion uniongyrchol - cael y cydbwysedd iawn rhwng cynllunio tymor byr a chynllunio tymor hir;

· peidio â goreuro popeth;

· cadw’r pwysau ar werth am arian, effeithlonrwydd a pherfformiad;

· taro’r cydbwysedd iawn rwng cyflawni’n fewnol a chontractwyr allanol;

· rheoli llanw a thrai gwaith, a’r llif busnes, gan gynnwys defnyddio adnoddau ar draws timau yn effeithiol;

· ystyried potensial masnachol rhywfaint o’n gwaith;

· defnyddio sgiliau a phrofiad ein pobl ein hunain i ddod â thalent newydd yn ei flaen; a

· dod o hyd i ffyrdd i ysgogi’r awydd am newid a gwelliant parhaus.

4.3 Contract rheoli cyfleusterau – cyfrinachol hyd 25 Ionawr 2012

a. Yn dilyn proses dendro gystadleuol, dyfarnwyd y contract rheoli cyfleusterau i Norland Managed Services Ltd am bum mlynedd, gydag opsiwn i ehangu’r contract am gyfnod o un flwyddyn ychwanegol, o 1 Ebrill 2012. Mae’r contract rheoli cyfleusterau yn cynnwys cynnal a chadw a rheoli ystâd y Cynulliad, cyngor ar ystadau, gwasanaethau proffesiynol a glanhau ffenestri ac mae’n golygu gwariant o ryw £925,000 y flwyddyn.

4.4 Gweithredu diwydiannol – 30 Tachwedd

a. Ar 30 Tachwedd 2011, ymunodd cyflogeion y Comisiwn â gweithwyr eraill y sector cyhoeddus ledled y DU mewn streic undydd genedlaethol ynghylch cynlluniau i newid eu pensiynau. Dangosir dadansoddiad o’r effaith ar draws pob un o feysydd gwasanaeth y Comisiwn yn y tabl canlynol:

Gwasanaeth	Nifer y staff	Nifer y staff ar streic	Canran y staff ar streic
Cymorth i’r Comisiwn ac Aelodau	21	6	28.57%
Gwasanaeth Pwyllgorau	22	16	72.73%
Cyfathrebu	22	4	18.18%
Ystadau a Rheoli Cyfleusterau	26	10	38.46%
Gwasanaethau Ariannol	16	5	31.25%
Blaen y Tŷ	34	14	41.18%
Llywodraethu ac Archwilio	16	6	37.50%
Adnoddau Dynol	12	2	16.67%
TGCh	15	8	53.33%
Gwasanaethau Cyfreithiol	11	4	36.36%
Gwasanaethau Siambr a Deddfwriaeth	24	16	66.67%
Gwasanaeth Ymchwil	35	23	65.71%
Diogelwch	57	27	47.37%
Y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi	41	33	80.49%

CYFANSWM	352	174	49.43%

b. Cyfarfu undebau’r sector cyhoeddus ym mis Rhagfyr i drafod cyflwr y trafodaethau ac i ddechrau cynllunio cam nesaf yr ymgyrch, a deallwn fod Undeb y Gwasanaethau Cyhoeddus a Masnachol (PCS) o’r farn fod angen i’r cam nesaf gynnwys streicio pellach mor gynnar ag y bo modd yn y Flwyddyn Newydd os na ellir gwneud cynnydd.

4.5 Diweddariad ar staffio

a. Yn dilyn cynnig gwell i staff diogelwch newid i oriau gweithio newydd, roedd gwirfoddolwyr ychwanegol o blith y rheiny a oedd wedi dewis cadw at yr hen batrymau, er bod 12 o staff yn parhau ar y patrymau hyn. Yn unol â dymuniad y Comisiwn i symud at y patrymau gweithio newydd ar sail wirfoddol, ymgymerwyd ag ymarferiad recriwtio i sicrhau bod gennym ddigon o staff i ddiwallu anghenion y Cynulliad, gan gynnwys bod ar agor am saith niwrnod, a diwallu sesiynau Cyfarfod Llawn neu ddigwyddiadau sy’n parhau gyda’r nos. Mae’r broses ar gyfer sefydlu’r staff newydd yn mynd rhagddi, a chyflwynwyd y patrymau gweithio newydd o 3 Ionawr 2012.

4.6 Cynllun diswyddo

a. Mae cynllun ymadael gwirfoddol cyfyngedig yn cael ei gynnig i holl staff y Cynulliad. Diben y Cynllun, a lansiwyd yn ystod wythnos gyntaf mis Ionawr, yw sicrhau y gall cyflenwad a strwythur staffio’r Comisiwn gefnogi cyflwyno cymorth seneddol rhagorol yn ystod y Pedwerydd Cynulliad drwy:

· alluogi’r sefydliad i ymateb i newidiadau yn ein gofynion sgiliau;

· gwella effeithlonrwydd y gweithlu;

· hwyluso newid trefniadol; a

· chyflawni arbedion tymor hir lle bo modd ac osgoi costau ychwanegol wrth fodloni prinder sgiliau.

b. Bydd ceisiadau’n cael eu hystyried gan banel a fydd yn cynnwys un o Ymgynghorwyr Annibynnol y Comisiwn. Gwahoddwyd Ochr yr Undebau Llafur i arsylwi’r panel. Bydd penderfyniadau i ganiatáu i staff adael yn cael eu hysgogi gan angen busnes, a datblygwyd cyfres gadarn o feini prawf i gefnogi’r broses ar gyfer asesu ceisiadau.

c. Cynhaliwyd ymgynghoriad am y cynllun gydag Ochr yr Undebau Llafur.

ch. Yn ychwanegol at y cynllun hwn, cynigiwyd cynllun ymadael gwirfoddol ar wahân i’r tîm diogelwch.

d. Bydd penderfyniadau’n cael eu gwneud yn y flwyddyn ariannol bresennol ar gyfer y ddau gynllun, a bydd y costau sy’n deillio o’r ddau gynllun yn disgyn i’r flwyddyn ariannol gyfredol (2011-2012).

4.7 Recriwtio cyfarwyddwr TGCh

a. Fe wnaeth ceisiadau am swydd Cyfarwyddwr TGCh gau ar 12 Rhagfyr. Derbyniwyd nifer fawr o geisiadau. Rhoddwyd proses asesu gadarn ar waith i gynorthwyo’r broses ddethol. Bydd grŵp rhanddeiliaid yn cynnwys Aelodau Cynulliad a staff y Cynulliad yn cynnig cyfle i ymgeiswyr ar y rhestr fer gyfarfod â rhanddeiliaid allweddol ar 26 Ionawr cyn y cyfweliadau ffurfiol ar 27 Ionawr.

b. Y panel cyfweld fydd Claire Clancy, Angela Burns AC, Peter Black AC a Tim Knighton (Cyfarwyddwr Cyflwyno Atebion Busnes yn Nhŷ'r Cwmnïau gyda chyfrifoldeb am TG a gwasanaethau rheoli newid).

5.0 Adroddiad ariannol

5.1 Ar ddiwedd mis Rhagfyr 2011, roedd cyllideb £32.328m y Comisiwn yn dangos sefyllfa wirioneddol o £21.916m yn erbyn proffil o £22.652m. Er bod hyn yn danwariant o £0.736m (3 y cant), sydd uwchlaw’r goddefiant o 2 y cant, nid oes unrhyw risg i’r sefyllfa diwedd blwyddyn. Mae rhagolwg diweddaraf Gwasanaethau’r Cynulliad yn nodi y bydd y sefyllfa diwedd blwyddyn yn cyflawni tanwariant sy’n agosach at 1 y cant, er y bydd llawer yn dibynnu ar gynnydd prosiectau a chostau ailstrwythuro yn y chwarter olaf. Mae cynnydd prosiectau yn risg arbennig, gydag ychydig dros 40 y cant yn unig o waith y flwyddyn wedi’i gwblhau hyd yma, gan adael y gweddill i’w gwblhau yn y chwarter olaf. Mae adolygiadau rheolaidd yn cael eu cynnal i leddfu’r risg hon.

5.2 Mae cyllideb Aelodau’r Cynulliad yn dangos tanwariant o £0.65m hyd yn hyn (6 y cant) y disgwylir iddo leihau i £0.5m neu 4 y cant erbyn diwedd y flwyddyn. Mae hwn yn gynnydd o £0.2m ar hynny yr adroddwyd amdano’n yn flaenorol yn y cyfarfod ar 24 Tachwedd. Achosir yr amrywiad hwn gan batrymau newidiol ceisiadau Aelodau a chyfraddau trosiant staff cymorth, y ddau ohonynt yn dangos patrymau gwariant gwahanol i flynyddoedd blaenorol. Mae hyn i’w ddisgwyl ym mlwyddyn gyntaf y Cynulliad newydd yn dilyn newid o 38 y cant yn yr aelodaeth.

5.3 Yn unol â phenderfyniadau yng nghyfarfod mis Tachwedd, bydd trefniadau i ddychwelyd £1.8m o’r gyllideb etholiad nas defnyddiwyd o gyllideb Aelodau’r Cynulliad yn cael ei gynnwys yng Nghyllideb Atodol 2011-12 Llywodraeth Cymru. Mae hyn yn cynnig y cyfle mwyaf posibl i Lywodraeth Cymru ddefnyddio’r cronfeydd hyn. Caiff balans Gwasanaethau’r Cynulliad, sef £0.2m, ei reoli drwy’r alldro diwedd blwyddyn yn hytrach nag ildio adnoddau’n ffurfiol drwy’r Gyllideb Atodol. Mae’r newid hwn yn cynnig y budd mwyaf posibl i’r Comisiwn gyflawni ei waith chwarter olaf, ac nid yw’n cael fawr o effaith ar Lywodraeth Cymru.

6.0 Gwybodaeth arall

6.1 Mae rhestr o wybodaeth a ddatgelwyd ers yr adroddiad diwethaf o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth wedi’i hatodi yn Atodiad A. Gellir darparu’r datgeliad llawn i’r Comisiynwyr, o wneud cais amdano.

Pwyllgor Archwilio Comisiwn y Cynulliad
Assembly Commission Audit Committee

NAFWC ACAC
Cofnodion 17 Tachwedd 2011
Amser: 11:00
Lleoliad: Ystafell Fideo Gynadledda, Tŷ Hywel

Cofnodion cyfarfod 17 Tachwedd 2011

Yn bresennol:
Richard Calvert (Cynghorydd Annibynnol) (Cadeirydd – Cyswllt Fideo)
Tim Knighton (Cynghorydd Annibynnol)
Yr Athro Robert Pickard (Cynghorydd Annibynnol)
Angela Burns AC

Swyddogion yn bresennol:
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc
Dianne Bevan, Prif Swyddog Gweithredol
Nicola Callow, Pennaeth Cyllid
Lynne Flux, Pennaeth Archwilio Mewnol
Ian Pennington, KPMG
Richard Harries, Swyddfa Archwilio Cymru
Mark Jones, Swyddfa Archwilio Cymru
John Grimes, Pennaeth Llywodraethu
Alison Rutherford, Ysgrifenyddiaeth

Eitem 1- Cyflwyniadau

1. Estynnwyd croeso gan y Cadeirydd i’r rhai a oedd yn bresennol. Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Datganiad o Fuddiannau

2. Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 07 Gorffennaf 2011

3. Cytunwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol.

Materion yn Codi

4. Rhoddodd Claire Clancy wybod i’r Pwyllgor fod y Pennaeth Caffael newydd, Jan Koziel, bellach yn ei swydd. Byddai’n adolygu’r prosesau caffael presennol, yn adeiladu ar ddatblygu’r tîm presennol, ac yn ailarfarnu’r rhaglen gaffael gyffredinol.

Eitem 2 - Archwilio Mewnol – dilyniant ar ymchwiliadau blaenorol

ACAC(10) Papurau a – h. Crynodeb o’r gweithredu ar argymhellion archwilio mewnol sy’n weddill

5. Ystyriodd y Pwyllgor y papurau a roddodd ddiweddariadau am gynnydd argymhellion yr adroddiadau Archwilio Mewnol o raglen 2010/11 a rhaglen 2011/12.

6. Dywedodd Lynne Flux ei bod yn falch â’r cynnydd yn unol â’r argymhellion, bod esboniadau dilys ar y cyfan am unrhyw lithro, ac y byddai profion yn cael eu cynnal maes o law i wirio cadernid y gwaith i roi’r argymhellion ar waith.

Cyflogres

7. O ran yr argymhellion ar archwilio’r Gyflogres, nododd y Pwyllgor Archwilio bwysigrwydd defnyddio adroddiadau priodol mewn perthynas â data cyflogeion. Esboniodd Nicola Callow nad oedd unrhyw broses gysoni neu adolygu wedi’i hatal. Gan nad oedd y dull archwilio argymelledig wedi cyflawni’r buddion disgwyliedig, roedd y pwyslais ar sicrhau adolygiad mwy effeithlon drwy newid llifoedd gwaith.

Adroddiad UNO

8. Pwysleisiodd y Pwyllgor bwysigrwydd meithrin a chynnal perthynas weithio briodol gydag Atos (Siemens gynt). Dywedodd Dianne Bevan wrth y Pwyllgor y byddai papur yn cael ei gyflwyno i’r Comisiwn yn ei gyfarfod nesaf, yn amlinellu dewisiadau ar gyfer darparu gwasanaethau TGCh yn y dyfodol.

9. Ychwanegodd Claire Clancy fod y broses yn mynd rhagddi i recriwtio Cyfarwyddwr TG newydd, ac y byddai’r penodiad hwn, ynghyd â’r Pennaeth Caffael newydd, yn rhoi’r Cynulliad mewn sefyllfa gadarnach o ran dwyn Atos i gyfrif. Roedd y Cadeirydd yn fodlon bod y materion hyn yn cael y sylw angenrheidiol gan reolwyr.

Eitem 3 - Archwilio Mewnol – ymchwiliadau diweddaraf

ACAC(10) Papur 3a. Adroddiad olrhain cryno o gynnydd ar archwiliadau mewnol

10.Cyflwynwyd y papur gan Lynne Flux gan nodi y bu rhai addasiadau i amseru cyflawni aseiniadau i gydweddu â chyllidebu ariannol a gwaith arall a oedd yn mynd rhagddo. Adroddodd ei bod hi a’r Prif Swyddog Gweithredol yn gweithio tuag at ddosbarthu’r adroddiad ar Ddiogelwch Gwybodaeth a Diogelu Data i’r Pwyllgor Archwilio erbyn y Nadolig.

11.Gofynnodd y Pwyllgor Archwilio a oedd Lynne Flux yn fodlon â lefel yr adnoddau a glustnodwyd i’r Rhaglen Archwilio. Dywedodd Lynne ei bod yn hapus â’r berthynas oedd bellach wedi’i sefydlu gyda KPMG a’r rhaglen waith a oedd wedi’i chwblhau. Roedd yn hyderus y bydd y rhaglen archwilio’n cael ei chyflawni. Dywedodd fod cyfle yn awr i benodi prentis, a fyddai’n gwella capasiti mewnol.

ACAC(10) Papur 3b. Adroddiad Archwilio Mewnol– Rheoli a rheolaethau risg twyll

12.Cyflwynodd Lynne Flux yr adroddiad i’r Pwyllgor, a ddangosodd fod gan staff ddealltwriaeth dda o’r risgiau sy’n digwydd a’r rheolaethau sydd ar waith i liniaru’r risgiau hynny.

13.Tynnodd y Cadeirydd sylw at bwysigrwydd sicrhau bod y gweithdrefnau a’r arweiniad yn cael eu hysgrifennu mewn ffordd nad yw’n atal chwythwyr chwiban mewnol ac allanol rhag dod ymlaen a sicrhau bod preifatrwydd a diogelwch chwythwyr chwiban posibl yn glir. Ychwanegodd Mark Jones fod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn berson rhagnodedig o dan y polisi ar Chwythu’r Chwiban.

ACAC(10) Papur 3c. Polisi twyll, llygredd a llwgrwobrwyo

14.Cadarnhawyd y polisi drafft gan y Pwyllgor Archwilio a phwysleisiodd bwysigrwydd gwneud yr arweiniad yn ddealladwy i staff, a mantais defnyddio enghreifftiau ymarferol o sut gallai twyll a llygredd ddigwydd mewn meysydd penodol, yn enwedig ym maes rheoli contractau.

ACAC(10) Papur 3d. Adroddiad interim Archwilio Mewnol – Rheoli asedau

15.Rhoddodd Ian Pennington drosolwg o adroddiad y cyfnod cyntaf a’i argymhellion, gan nodi bod y profion sy’n weddill wedi’u trefnu ar gyfer mis Chwefror 2012. Derbyniwyd yr argymhellion interim gan y Pwyllgor Archwilio.

ACAC(10) Papur 3e. Adroddiad diweddariad Archwilio Mewnol – Rheoli cynnwys y wefan

16. Amlinellodd Lynne Flux y canfyddiadau. Tynnodd yr adolygiad sylw at bwysigrwydd cyfrifoldeb a pherchenogaeth glir dros gynnwys y wefan. Dywedodd Lynne wrth y pwyllgor fod gwaith yn mynd rhagddo i nodi perchenogion gwybodaeth ac i ddarparu arweiniad a hyfforddiant iddynt, er mwyn sicrhau bod diweddariadau amserol yn cael eu darparu mewn ffordd a reolir yn dda.

17. Awgrymodd Tim Knighton y bydd Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth, sydd i’w roi ar waith cyn bo hir, yn darparu safon ar gyfer gwefannau gwasanaethau cyhoeddus, ac y byddai’n ffynhonnell dda o arweiniad ar gyfer gwefan y Cynulliad. Pwysleisiodd y Cadeirydd ei bod hi’n angenrheidiol sicrhau bod rheolaethau ar waith ar gyfer cynnwys, a bod gan reolwr y wefan yr awdurdod i ddwyn perchenogion y wybodaeth i gyfrif.

ACAC(10) Papur 3f. Adroddiad Archwilio Mewnol – Lwfansau a Threuliau Aelodau

18.Cyflwynwyd yr adroddiad gan Lynne Flux, sef yr adolygiad archwilio mewnol cyntaf o’r rheolaethau sy’n dod o dan y Penderfyniad newydd. Yn gyffredinol, roedd y rheolaethau sy’n gweithredu drwy’r Tîm Cymorth Busnes i Aelodau yn gadarn ac yn effeithiol.

19.Roedd ychydig o fân argymhellion a oedd yn canolbwyntio ar dystiolaeth yn hytrach na phrosesau, ac adroddodd Lynne fod y Tîm Cymorth Busnes i Aelodau wedi dechrau rhoi’r rhain ar waith. Ni nodwyd unrhyw geisiadau amhriodol. Sicrhawyd y Pwyllgor gan Mark Jones y byddai’r gwaith y byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn ei wneud y flwyddyn nesaf yn ymdrin â sampl wahanol o aelodau.

20. At ei gilydd, dywedodd y Cadeirydd bod tystiolaeth fod mwy o brofion yn cael eu cynnal ar y risgiau a’r rheolaethau ar gyfer 2011-12 nag a adroddwyd yn y cyfnod cyfatebol yn 2010-11. Roedd yn cael ei galonogi gan y gwaith a oedd wedi’i gwblhau ar y rhaglen archwilio.

Eitem 4 - Archwilio Allanol

ACAC(10) Papur 4a. Llythyr Rheolwyr

21.Cyflwynwyd y Llythyr Rheolwyr gan Mark Jones, a dangosodd fod cyfrifon 2010-11 wedi’u hardystio a’u gosod gerbron ym mis Gorffennaf eleni, heb unrhyw wallau perthnasol. Dywedodd fod llai yn y Llythyr Rheolwyr o’i gymharu â blynyddoedd cynharach yn sgil gwelliannau parhaus.

22. Soniodd Mark Jones am y gostyngiad yn yr archebion prynu ôl-weithredol o 68% i 25%, ond teimlai y gallai codi ymwybyddiaeth a rhoi arweiniad manwl ar ddefnyddio archebion prynu ôl-weithredol helpu lleihau’r ffigur hwn ymhellach. Roedd meysydd eraill y tynnwyd sylw atynt yn cynnwys yr angen am ddogfennau trosglwyddo cadarnach, profion cadarnach ar adfer ar ôl trychineb, tynhau mynediad defnyddwyr Logica a gosod lefelau mynediad penodol ar gyfer CODA. Derbyniwyd ymatebion priodol gan reolwyr ym mhob achos.

23. Mewn ymateb, soniodd Nicola am y drafodaeth gadarnhaol rhwng swyddogion cyllid a Swyddfa Archwilio Cymru. Nododd y gostyngiad pellach mewn archebion prynu ôl-weithredol a’r gwaith a oedd eisoes wedi’i gwblhau i fynd i’r afael â phwyntiau yn y llythyr rheolwyr. Cafwyd trafodaeth fer ar y broses trosglwyddo cyllideb wedyn.

ACAC(10) Papur 4b. Drafft o Amlinelliad Archwilio 2011-12

24.Cyflwynodd Richard Harries ddrafft amlinelliad archwilio 2011/12 i’w gytuno, sef cynllun lefel uchel yn seiliedig ar asesiad risg. Adroddodd Richard fod gwaith gyda’r adran Archwilio Mewnol wedi llywio’r broses, ac y byddent yn sicrhau y byddai gymaint o waith ag y bo modd yn cael ei gwblhau cyn diwedd y flwyddyn.

25.Dywedodd Richard nad oedd unrhyw ffi archwilio yn yr amlinelliad, ac y byddai’n cael ei gynnwys fel arfer. Roedd ffioedd y sector cyhoeddus wrthi’n cael eu safoni yn Swyddfa Archwilio Cymru, ond sicrhaodd y Pwyllgor y byddai manylion y ffi arfaethedig yn cael eu hanfon ymlaen o fewn yr ychydig wythnosau nesaf.

26.Nododd y Cadeirydd fod set gynhwysfawr o risgiau wedi’i chynnwys a bod y Pwyllgor Archwilio wedi cytuno ar yr amlinelliad.

Eitem 5 – Llywodraethu Comisiwn y Cynulliad

ACAC(10) Papur 5. Diweddariad ar gyllideb y Comisiwn

27.Cyflwynodd Nicola Callow y diweddariad ar gyllidebau 2011-12 a 2012-13 y Comisiwn, ac ychwanegodd Claire Clancy fod strategaeth newydd a nodau’r Comisiwn wedi’u hamlinellu yn y gyllideb ddrafft, ac y byddai’n llywio’r broses ar gyfer cynllunio gwasanaethau.

28.Esboniodd Angela Burns ei bod yn ofynnol i’r gyllideb ddarparu gwasanaeth seneddol rhagorol sy’n angenrheidiol i’r Cynulliad ac Aelodau Cynulliad i fodloni disgwyliadau. Y flaenoriaeth ar gyfer y pedair blynedd nesaf fyddai gwella dealltwriaeth pobl Cymru o’r Cynulliad.

Eitem 6 - Eitemau eraill

ACAC(10) Papur 6a. Crynodeb o wyriadau

29.Cytunodd y Pwyllgor Archwilio ei bod yn ddefnyddiol adolygu’r adroddiadau ar wyriadau yn rheolaidd, a nododd y byddai’n fuddiol cynnwys mwy o fanylion am ymestyn contractau presennol lle sonnir am y rhain.

ACAC(10) Papur 6b. Blaenraglen waith ACAC

30.Gofynnodd John Grimes i’r Pwyllgor ystyried y flaenraglen waith, a dywedodd y byddai’r agenda ddrafft yn cael ei hystyried ym mis Ionawr.

Eitem 7 - Trafodaeth breifat gyda Swyddfa Archwilio Cymru

31.Cynhaliodd y Pwyllgor drafodaeth breifat gyda chynrychiolwyr o Swyddfa Archwilio Cymru, a chytunwyd nad oedd unrhyw bwyntiau i weithredu arnynt.

Dyddiad y cyfarfod nesaf

32.Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 09 Chwefror 2012.